Kebijakan Privasi
Sahaya adalah layanan asisten WhatsApp berbasis AI untuk klinik kecantikan. Halaman ini menjelaskan data apa yang kami proses saat layanan berjalan, untuk apa data itu dipakai, di mana disimpan, berapa lama, dan bagaimana cara meminta penghapusannya.
1. Siapa kami
Layanan ini dijalankan oleh CALVIN (usaha perorangan, NIB 3007260227897), beralamat di Jl. Pasundan Ruko No. 26, Kelurahan Jawa, Kecamatan Samarinda Ulu, Kota Samarinda, Kalimantan Timur 75122, Indonesia. Kontak: WhatsApp +62 813-4146-303.
2. Peran kami dan peran klinik
Untuk percakapan yang masuk ke nomor WhatsApp sebuah klinik, klinik adalah pengendali data dan Sahaya adalah prosesor: kami mengolah data atas instruksi klinik yang menjadi klien kami. Jika Anda seorang pasien atau calon pasien dan ingin data Anda dihapus, Anda dapat menghubungi kliniknya langsung atau menghubungi kami di nomor di atas, dan kami akan meneruskan serta mengeksekusi permintaan tersebut.
Untuk data yang Anda kirim langsung ke kami (misalnya lewat formulir di situs ini), kami adalah pengendali datanya.
3. Data yang diproses
| Jenis data | Dari mana | Untuk apa |
|---|---|---|
| Nomor WhatsApp dan nama profil | Percakapan WhatsApp | Mengenali percakapan dan membalasnya |
| Isi pesan (teks) | Percakapan WhatsApp | Memahami pertanyaan dan menyusun jawaban |
| Data booking: nama, nomor, treatment, tanggal, jam | Diberikan sendiri oleh pelanggan dalam percakapan | Mencatat permintaan jadwal untuk dikonfirmasi staf klinik |
| Catatan calon pelanggan (lead) | Percakapan WhatsApp | Laporan ke pemilik klinik dan tindak lanjut oleh staf |
| Nama dan nomor WhatsApp | Formulir "Coba Gratis" di situs ini | Menghubungi Anda kembali terkait permintaan uji coba |
| Log teknis (waktu, status pengiriman, pesan error) | Sistem kami | Memastikan layanan berjalan dan memperbaiki gangguan |
Yang tidak kami minta dan tidak kami kumpulkan: nomor identitas, data pembayaran pelanggan klinik, foto, lokasi, dan data kesehatan terperinci. Jika informasi seperti itu terkirim secara sukarela di dalam chat, bot tidak akan memintanya lebih lanjut dan percakapan dialihkan ke staf klinik.
4. Dasar pemrosesan
Kami memproses data berdasarkan persetujuan Anda (Anda yang memulai percakapan ke nomor klinik atau mengisi formulir), untuk pelaksanaan layanan yang diminta, serta untuk kepentingan sah menjaga layanan tetap aman dan berfungsi, sesuai Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
5. Pihak ketiga
Agar layanan berjalan, sebagian data diproses oleh penyedia berikut:
- WhatsApp / Meta Platforms · pengiriman dan penerimaan pesan.
- OpenAI · memproses isi pesan untuk menghasilkan jawaban. Data yang dikirim lewat API OpenAI tidak dipakai untuk melatih model mereka.
- Google (Sheets / Drive) · menyimpan catatan booking milik klinik, pada spreadsheet yang dimiliki klinik atau kami atas nama klinik.
- Penyedia server · menjalankan aplikasi dan basis data kami di pusat data di Indonesia.
Kami tidak menjual data pribadi, tidak menyewakannya, dan tidak menukarkannya ke pihak lain untuk kepentingan pemasaran pihak ketiga.
6. Penyimpanan dan keamanan
Data disimpan pada server kami di pusat data di Indonesia. Akses ke server dibatasi dengan kunci SSH, basis data tidak terbuka ke internet, dan seluruh lalu lintas situs serta webhook berjalan melalui HTTPS. Akses operasional hanya dipegang oleh kami dan staf klinik yang bersangkutan.
7. Lama penyimpanan
- Riwayat percakapan: disimpan selama layanan berjalan untuk klinik tersebut, dan dihapus paling lambat 30 hari setelah layanan berakhir.
- Catatan booking: mengikuti kebijakan arsip klinik, karena spreadsheet-nya milik klinik.
- Data dari formulir situs: dihapus paling lambat 12 bulan setelah kontak terakhir, jika tidak berlanjut menjadi kerja sama.
- Log teknis: maksimal 90 hari.
8. Hak Anda
Anda berhak meminta akses ke data Anda, meminta perbaikan bila ada yang keliru, meminta penghapusan, menarik persetujuan, dan mengajukan keberatan atas pemrosesan. Permintaan dapat dikirim lewat WhatsApp ke +62 813-4146-303 dan akan kami tanggapi paling lambat 14 hari kerja. Untuk permintaan yang berkaitan dengan percakapan di nomor sebuah klinik, kami akan melakukan verifikasi bersama klinik tersebut terlebih dahulu.
Cara berhenti menerima pesan otomatis. Sampaikan lewat WhatsApp ke klinik atau ke nomor kami di atas, dan nomor Anda akan dikeluarkan dari pesan otomatis paling lambat 2 hari kerja. Anda tetap bisa dilayani oleh staf klinik seperti biasa.
9. Pesan otomatis
Sahaya membalas pesan yang masuk lebih dulu dari pelanggan. Pengingat jadwal, permintaan ulasan, atau ajakan menjadwalkan ulang hanya dikirim kepada orang yang sebelumnya sudah berinteraksi atau membuat janji dengan klinik. Kami tidak melakukan pengiriman pesan massal ke nomor acak.
10. Anak di bawah umur
Layanan ini ditujukan untuk komunikasi antara klinik dan pelanggan dewasa. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak di bawah 18 tahun. Jika data seperti itu masuk, hubungi kami dan akan kami hapus.
11. Perubahan kebijakan
Jika kebijakan ini berubah, tanggal berlaku di bagian atas halaman akan diperbarui. Perubahan yang berdampak besar akan kami sampaikan langsung kepada klinik klien kami.
12. Pengaduan
Bila Anda merasa hak Anda atas data pribadi tidak kami penuhi, sampaikan dulu kepada kami. Anda juga berhak mengadukannya kepada otoritas pelindungan data pribadi yang berwenang di Indonesia.